オフィスの中でも、男性の適正と女性の適正がでてきます。
”女だからしなければいけない”ではなく、”女性だからできる”オフィスマナーを紹介します。
細かな気配りができるのが女性の強みです！
今回は、電話での取り方とお茶の出し方をみていきましょう。
【電話の対応ポイントを覚えよう！】
入社してすぐの電話対応は緊張するし、正直怖いですね。
でも、慣れた様子で対応できる先輩社員を見ると、かっこいいなとあこがれます。
最初は大変でも、ポイントを確認しながら挑戦することで経験を積むことができます。
始めに、電話がなってからの動作を確認しましょう。
【電話が鳴ってから出るまでの動作は？】
＊電話が鳴ったらすぐ出ます！
・目標は３コール以内です。
・３コール以上とるのに時間がかかった時は「大変お待たせして申し訳ございません」と先に伝えます。
・「大変お待たせいたしました」には謝罪が入らず待たせた事実のみなので、申し訳ございません、の一言を入れるとベストです。
＊電話を受ける前に、メモとペンを準備します！
・職場で大切な「報・連・相」の連絡は、正確に確実な情報を伝えることです。
・メモとペンを使って、復唱確認をしながら情報を残しましょう。
・相手の名前や話していることが聞き取れなかったときは、「恐れ入ります･･･」とクッション言葉を使ってもう一度確認しましょう。
＊電話を受けたら、最初に名乗ります！
・電話の最初で会社の第一印象を決めます。
・元気に明るく、はきはきした口調で名乗りましょう。
・電話の相手が会社の人なら「お疲れさまです」、それ以外の方は「お世話になります」と挨拶します。
・自然と挨拶ができるように、普段から上司や先輩だけでなく、同僚や後輩にも自分から笑顔で、挨拶をしていきましょう。
＊電話のボタンの位置を覚えましょう！
・いざ電話を受けて、他の人と電話を変わるときや、確認をするために席を離れるときなどでてきます。
・「保留ボタン」を必ず覚えましょう。
・他にはオフィスでよく使う内線ボタンなど、時間があるときに確認して覚えましょう。
・相手を待たせずスムーズな対応が目標です。
＊電話のときでも笑顔で対応しましょう！
・挨拶のときもおなじで、笑顔で話すときの声も雰囲気も明るく素敵な声色になります。
・姿勢がだらしないのも、声の出し方に関係します。
・電話は顔が見えないので、とくに話し方は声のトーンや雰囲気を明るく丁寧な印象にできるようにがんばりましょう！
せっかく普段は笑顔が素敵で好印象なのに、電話での対応が苦手だともったいないです！
七五三がメインの写真館で短期のバイトをしている時に、電話での対応が第一印象を決めるので大切だと教えてもらいました。
電話で予約をとることが多いので、対応が本当に大切です。
笑顔で話すことも大事で、声のトーンも少し高めにすると相手が聞き取りやすくなるので、意識してみてください。
あとは、電話を受けるときに早口にならないように気をつけましょう。
【女性だからこそできる気配り・お茶だしマナー】
足を運んでくれたお客様に、感謝やおもてなしの心でお出ししましょう。
＊お茶のおいしい入れ方＊
・人数分の湯呑みに、それぞれ７分目までのお湯を入れて準備します。
・急須に、人数分の茶葉を入れていきます。
・入れる目安は、ティスプーンなら２杯、茶匙は１杯です。
・70℃～90℃の温度が一番おいしくお茶がでるので、湯呑みに入れたお湯を急須に入れて、１分蒸します。
・先ほどと同じように、７分目までを目安にお茶を注いでいきます。
茶葉は煎茶が理想です。
70℃～90℃までがおいしい理由は、熱すぎると苦み成分が多くでてしまうからです。
上質な茶葉は、ぬるめの方がおいしく出ます。
１分蒸らす理由は、アミノ酸を出して甘みを出させるためです。
＊持っていく準備＊
・お盆に茶托と湯呑みと清潔な付近をおいていきます。
居酒屋で運ぶときに教わったコツは、自分側に重たいものを置きます。
バランスがとれるし、こぼしたときに相手にかけない配慮です。
・お盆に乗せる前に、湯呑みの底についた水滴を拭きます。
・布巾を持っていく理由は、お茶様にお出しするときに、もう一度湯呑みを拭いてから茶托に乗せるためです。
＊お茶の運び方＊
・ドアをノックするので、お盆は片手で持ちます。
・４人分までは順調にいけますが、それ以上になると落とさない工夫が大切になります。
・うまく手のひらを腕も使って支えましょう。
＊お茶の出し方＊
・聞こえるようにノックをして「失礼いたします」と声をかけます。
・入るときには軽くお辞儀をしますが、深くするとこぼれてしまうので注意します。
・入ったら一度、サイドテーブルか下座の空いているところに置いて準備をします。
・湯呑みを布巾で水滴をとってから茶托に乗せ、入り口から一番遠い上座の席からおいていきます。
・出す順番は、上座のお客様～下座の社員が最後になるように置きます。
・なるべく両手で出します。片手になってしまう場合は、「片手で失礼致します」と添えてから出しましょう。
・お茶を出したら話し合いが中断されそうな時は、下座にいる社員にお出ししていいか訪ねると、助け船を出してくれます。
＊お菓子を出すとき＊
・お菓子も一緒に出すときは、お茶より先に出します。
・出す位置は、右にお茶・左にお菓子をおきます。
・お客様にお土産でもらったお菓子は、お茶のときに出さないのがマナーになります。
・冷凍や生のお菓子がお土産だった時は、親しい関係に限り、お客様に早速いただいていいか確認してから、お出しします。
＊ちがうお飲物を準備＊
・お茶を出してから１時間以上経過しているときには、新しい飲み物を用意しましょう！
・お客様の気分転換にもなるので、最初とはちがう飲み物を選んでください。
・もしかしたら、もう終わることかもしれないので、様子を周りの人に伺えたら安心ですね。
【まとめ】
お茶出しの準備も最初は時間がかかると思います。
社会人になっていちばん覚えやすいものなので、真心を大切にできれば、失敗なく気持ちのいいおもてなしができます！
電話対応も、挑戦していくうちに上達できます。
慣れるまでは、ポイントを復習してがんばっていきましょう！
素敵なオフィスレディーになって、どんどんスキルをあげてください。
