ビジネスマナーとして注目される「報告・連絡・相談」は、仕事をしていく中で、自分を助けるためにも必要です。
報告・連絡・相談の仕方や必要な理由もわかっていると思いますが、もう一度確認して「報・連・相」の質を高めませんか？
新しい職場でチャレンジする人も支えてくれる、ビジネスマナーを改めてみていきましょう！
【報告・連絡・相談の意味とは？】
＊報告＊
上司や先輩から受けた仕事の経過や結果を報告します。
もしこれができなかった場合、託した上司や先輩は今の経過を把握できません。
困っているときに手伝うこともできないし、どこまで進んだのかわからないので、非常に不安になります。
期間が長いときには間を挟んで経過を、すぐに終わった仕事は素早く報告します。
＊報告の仕方＊
報告するときには、「結果」から話します。
報告が大切な作業だけど、相手も仕事をしているので、分かりやすいよう簡潔に知らせます。
結果→経過→自分の意見を伝えるなら最後です。
途中で経過の報告をするときに自分の意見や憶測を入れると、報告を聞いている上司は混乱します。
経過や状況を話しおえたら、自分の意見ですが･･･とアピールしてから話しましょう。
＊報告の方法＊
①口頭
簡単・急ぎの報告は口頭でします。
結果から報告していきましょう。
②紙面
内容が口頭だとわかりにくいときは、紙を使って報告します。
グラフや図式を使って報告できるので、より分かりやすく確実に内容を報告できます。
③メール
メールで報告するときの注意点は、送信したから報告完了にはならないのです。
必ず受信のメールがきたか確認、もしなかった場合は報告する上司や先輩に確認しましょう。
□連絡□
重要なものから簡単なものまで、全体で共有する内容のものを知らせることです。
もし誰かに伝達を頼まれたら、確実に素早く連絡しましょう。
連絡は必ず、「正しい情報」を知らせるので、自分の意見や憶測は、絶対に入れてはいけません。
□連絡の方法□
①口頭
簡単な報告、急ぎの報告は口頭で知らせます。
大勢の人に一度に知らせるときは、朝礼などの人数が集まるときが最適です。
②掲示板
難しい内容のもの、重要事項などは紙に記載して連絡します。
○相談○
自分で判断できないとき、進め方がわからない仕事は、必ず先輩や上司に相談してアドバイスや指示をもらいます。
勝手に自分で判断して進めた場合、やり直しやクレームにつながります。
自分の失敗だけど、責任を被るのは先輩や上司です。
もし自分がその立場だったら嫌ですよね？
仕事を円滑に進めるために、自分が大変にならないために、相談することが大事なのです。
○相談の仕方○
先輩に相談したけどアドバイスをもらえなかった、相談した意味がなかった、ことはありませんか？
実はその原因はじぶんにあるんです。
報告とおなじで、簡潔に内容を話さないと理解が難しく、相談に答えようがないのです。
仕事終わりの飲み会のせきや時間があるときなら、内容が飲み込めるまで時間を使えるけど、仕事中に時間を多くとれません。
じぶんの中で相談したいことをまとめて簡潔に相談すれば、悩んでいることを理解して判断やアドバイスをくれます。
【報告・連絡・相談の必要性とは？】
「報・連・相」が必要な理由は、３つあります。
①「仕事を円滑に進めるため」
仕事をこなせばこなすほど利益になりますが、時間内で仕事が終わらなければ残業代が発生して、会社には不利益です。
時間内におおくの仕事をこなす、質のいい仕事をすることが利益になり、会社もじぶんも潤してくれます。
そのために必要なのが「報・連・相」なのです。
この３つができていれば、損失をなくすことができます。
体調が悪くて休むことはあります。
無理して出社しても仕事ができない状態なら、絶対休んで早く治したほうが会社もうれしいです。
だけど、ここで連絡が行き届いてなかった場合は、周りの同僚や先輩・上司が休んだ人のフォローができないです。
休んだ人のスケジュールをみんなで把握して、フォローをできれば損失を防げます。
仕事を抱えていても体調が悪いときは休みをもらって、休みの電話をするときに、今日予定する仕事を連絡して任せしょう。
コミュニケーションが苦手で先輩たちと上手に話せなくても、報告・連絡・相談ができている後輩のほうが重宝します。
雑談するよりも短い会話で終わらせて、信頼も築いていけるので、絶対マスターしましょう。
②「モチベーションがあがる」
もし勝手に判断して仕事をする人が多いと、仕事はどうなるでしょうか？
やり直しばかり、上司や先輩に全部責任が回って職場の雰囲気は悪くなります。
「報・連・相」ができていることは、仕事が順調に円滑に進んでいる証拠です。
仕事がスムーズに進んでいると、みんなのモチベーションもあがって、さらに相乗効果でもっと仕事の質があがります！
職場の雰囲気を良くする・悪くするには、「報・連・相」の働きが重要なのです。
③「全体で方向性を理解できる」
部下が抱えている仕事の状況を理解でき、みんなで情報を共有するので、方向性を正しく理解できます。
もし頼んだ仕事を間違ってとらえていても、報・連・相の段階で気づくことができます。
困ったときも、どの仕事を受けているのかわかっているので、アドバイスや指示も出しやすくなります。
【まとめ】
仕事を円滑にするために重要ですが、じぶんを助けるためにも大事だと感じます。
職場にはやり方や方針が必ずあって、似た職種でもわからないことはどんどん出てきます。
じぶんが大変にならないために、報・連・相を覚えて活用していきましょう！
