手紙のマナーは難しい印象がありますが、手紙の流れを覚えれば実は簡単に書くことができるのです。

今回は要点をマスターし、応用できるような手紙マナーを紹介します。

【縦書きと横書きの選び方は？】

最初に、使う便せんを選択しましょう！

縦書きを使うのは、目上の人に対する手紙のときで、横書きが使えるのは親密な関係の人のみです。

マナーを意識して書く手紙には、縦書き白地の便せんを用意します。

【書き始める前に意識するポイントは？】

書いていく前に、意識するポイントを確認しましょう。

１.なるべく簡潔にまとめましょう。

相手が不快にならないように、長すぎず押しつける言い方は避けましょう。

読みやすいことも意識して、簡潔にまとまりのある文を目指しましょう。

２.正しい敬語を使えているか確認しましょう。

相手に失礼がない言い方を意識しすぎて、二重敬語になっている場合があります。

二重敬語は手紙になると、余計にごちゃごちゃするのが目立ちます。

読みやすさもかねているので、正しい敬語を確認して書きましょう。

３.誤字脱字に注意しましょう。

自分のミスには気づきにくいものです。
可能であれば第三者に確認してもらうとよいでしょう。

４.構成と改行を覚えましょう。

構成と改行の注意するポイントは２つです。

ます１つは、相手を示す名称を行末、自分や身内を示す名称を行頭に持ってきましょう。

もう１つは、行の最後で単語をまたいで書かないように注意しましょう。

【つぎは手紙の流れをマスターしよう！】

手紙は順序が決まっているので、その流れで書けば失敗しません。

１.前文

前文には５つのあいさつ文を入れていきます。

＊頭語＊

手紙のいちばん最初に書くあいさつです

＊時候のあいさつ＊

頭語から１行あけて、季節や天候を使って心情や季節感を表現したあいさつを書きます。

＊相手の健康を尋ねるあいさつ＊

相手のことを考えて、健康を気遣う内容を記載しましょう。

＊感謝・お詫びなどのあいさつ＊

日頃お世話になっていることや、ご無沙汰していることのお詫びなどのあいさつを書きます。

５つのあいさつを前文で終えたら、本文を書きます。

２.主文

＊起語＊

あいさつからいきなり本文にいかないように、起語で流れを繋げます。

ついに本文を書いていきますが、改行する位置や敬語に注しながら書いていきましょう。

３.末文

最後の締めの文章を書いていきます。

＊結びのあいさつ（結語）＊

本文の用件を整理して、まとめの言葉を書きます。

その後に、相手の健康や今後の繁栄を祈る言葉、四季折々の気候を添えて、手紙の文末をしめましょう。

結語は頭語とセットで使います。

４.後付け

この順番で、

・日付
・差出人の名前（署名）
・いちばん大きな字で宛名

を書きます。

宛名には必ず敬称をつけましょう。

親しい関係の人には、後付けのあとに「副文」をつけることができます。

副文の使い方は「二伸」「追伸」と書いてから、本文とは関係ない話を付け足します。

副文には、結婚や法事などのきちんとした報告をする内容は書くことができません。

【これも大切！宛名の敬称もマスターしよう】

敬称はなにを示すでしょうか？

実は、相手に対して敬意を表現する言葉です。

＊個人に書くときは、”様”＊

本来は”殿”が個人の敬称とされ、官公庁や企業などの正式な文書を書くときや、賞状の宛名などに使用されています。

いまは自分より下の立場の人や、同じ立場の人に使う敬称として認識されているので、様を使うほうが間違いありません。

＊専門職業に所属する人に書くときは”先生”＊

教師や医者や弁護士、普段から先生と敬称で呼ばれている人に使います。

＊組織や団体に書くときは、”御中”＊

書き方は、社名・部署名・課名の最後に御中とつけます。

社名を書くときには、（株）など省略せずに丁寧に書きます。

＊企業の個人に書くときは、”様”＊

企業や団体でも、個人宛てに書くときは様を選びます。

書き方は、社名～課名・肩書き・個人名の最後に様をつけます。

【これで完璧！封筒の書き方をマスター】

最後に、縦書き封筒の書き方をマスターしましょう！

＊表の書き方＊

・１～２行の間で住所を書きます。

・宛名は中央で、いちばん大きな字で書きます。

・数字は漢数字で書きます。

・封筒のときも社名を省略せずかきます

・会社や企業に所属する人に書く敬称は難しいので、もう一度確認してから書きましょう。

＊裏の書き方＊

・封筒の中心の右には、差出人の住所を書きます。

・中心の左には、差出人の氏名を書きます。

・封をした印に「〆・封」、お祝い事の手紙は「寿・賀」を書きます。

【まとめ】

私自身、目上の人に書く手紙に苦手意識がありました。

手紙を書くマナーは難しいと思っていましたが、要点を覚えれば、あとはあいさつなどをお手本みながら書くことができます。

せっかくの機会なので、苦手意識を克服し、お世話になった先生や親しい人に敬意を込めたお手紙を書いてみましょう！

実は人間関係を円滑にするために、ビジネスマナーが重要な役割を果たします。

今回は、コミュニケーションを主にしたビジネスマナーを紹介します！

【日常でも社会でも重要な挨拶をマスター！】

挨拶はすぐに実践でき、自分のスキルも上げられるビジネスマナーです。

今日は挨拶のポイントを確認していきましょう。

＊挨拶は自分から＊　

目上の上司や先輩だけではなく、自分と同期や後輩たちにも、進んで自分からあいさつします。

挨拶は何度しても不快になりません。

もう挨拶をした人でも、すれ違うときには挨拶をしましょう。

挨拶が苦手な人は、家族に挨拶をする習慣を作る、職場に出勤したらみんなに挨拶をする習慣を心がけると、自然と体が覚えていきます。

自然とできる挨拶がいちばんの目標なので、よかったら今日から笑顔で始めてみてください。

＊理想の挨拶ポイント＊

１つ目は「笑顔」。

挨拶をするときに、笑顔とふつうの時と、声色が変わります。

ふつうの声は、事務的な挨拶に聞こえがちです。

せっかくなので、笑顔で表情も声も、明るく元気になれる挨拶をしましょう。

１日の始まりが憂鬱なときも、笑顔で挨拶することで、じわじわ元気がみなぎってきます。

辛いときこそ笑顔で！という言葉をよく耳にしますが、笑っていると本当に元気になってくる不思議があるのです。

２つ目は「目を見て」。

SMAPのビストロのゲストで、アーティストのAIとAIの母親が出演していました。

中居さんがトークの中で、明るくハッピーなAIさんに育てる秘訣を、お母さんに質問しました。

すると、必ず目を見て挨拶すること、目を見てありがとう・ごめんなさいを言えるように教えていたそうです。

挨拶は社会にでてから本当に重要だと実感します。

接客業はとくにお客様と話す機会が増えるので、挨拶は徹底して教えられます。

デスクワークなどのオフィスでも、上下関係を崩さない・仕事を円滑にするコミュニケーションを作るために必要です。

【間違いやすい言葉遣いや敬語をマスター！】

まず間違えやすい敬語を確認していきましょう。

１.失敗したときに、「ごめんなさい」

正しくは「申し訳ございません」を選びます。

２.返事をするときに「了解です」

正しくは「かしこまりました」

３.先に帰るときに「ご苦労様です」

正しくは「お疲れさまです」

使う頻度が高い敬語なので、間違えないように意識しましょう。

国語の授業でもでてきましたが、敬語は３つに分けられます。

＊尊敬語･･･尊敬をこめて、相手を立てる表現です。

＊謙譲語･･･自分を下げて、相手を立てる表現です。

＊丁寧語･･･「ご・御・お」などを言葉の最初につける表現と最後に「です、ます」とつける表現です。

丁寧な言葉は、相手に尊敬をこめた表現になりますが、「ご・御・お」をつけすぎると二重敬語になり失礼になります。

敬語は、先輩たちの真似をして覚えることも３つの区別もつけられるようになります。

３つの違いがあることだけは忘れずに、よく観察してみてください。

【仕事のスキルをあげる「ほうれんそう」！】

最後に自分のスキルアップにも、人間関係にも役立つビジネスマナーを紹介します！

報告・連絡・相談の「ほうれんそう」の仕組みをみていきましょう。

＊報告＊

１.仕事を任せた上司へ経過や結果をみて、修正個所やアドバイスをもらうことです。

２.次の仕事は、その取り組み方の指示をもらえる

役割があります。

上司も、今どの時点までできているか判断できる、状況を理解しているので、ほかの仕事を任せるタイミングを見ることができます。

＊連絡＊

みんなで共有する情報を伝える、必要な情報を正確に相手に伝える、取引先などのビジネスにいちばん重要な役割があります。

電話を受けたときに、引継などもあります。

承る情報が間違えないように、正確な情報を残し連絡することが大切です。

職場でも同じ仕事の情報を共有すると、進め方がわからないときに、先輩たちからのアドバイスももらえるし、相談もしやすくなります。

＊相談＊

わからないときに、勝手に自分で判断すると大きな失敗につながります。

転職したときに、同じ職業の分野でもそこの職場で決まっていることもあるし、仕事の内容も異なってきます。

自分が大変になるので、必ず上司や先輩に相談をして、ひとりで抱えないようにしましょう。

嫌な顔をする先輩も正直いますが、ほかの先輩に相談していきましょう。

目の前で相談すると嫌みを言われるときは、隠れて聞く、絶対にわからないことや困ったことは相談しましょう。

いじわるな先輩には、積極的に距離をおいて仕事をがんばってほしいですが、笑顔で挨拶することと、「ほうれんそう」だけは必ずしましょう。

【最後に】

報告をするときに、メールを使うときも増えてきましたが、短い文で説明できるときは口頭での報告を選んでください。

メールは送信したあとに、相手からの反応がなければ、報告できた確認がとれません。

忙しくしていても、報告がないと上司から足を運ぶこともあるので、都合を伺って報告をしましょう。

　ここ数年、接客・接遇といった研修が増えてきています。老舗ホテルや大手企業だけでなく、病院やファミレスなど、様々な分野でこの研修が行われるようになりました。
　これらは、社会不安が高まっているなどから、個人の心のゆとりがなくなり、クレーマーが増え、対人関係によるトラブルの複雑化が起きていることが影響されているといわれています。また、人々が気持ちよく仕事をし、良好な対人関係を築くことで、企業の売上上昇、能力やモチベーションの向上など、多くの効果が期待できるからです。
　私たちは、仕事上だけでなく、家族、友人、生活すべてにおいて対人関係を意識し、円滑なコミュニケーションを図っていける術を身につけることが必要となってきています。

接客とは

そもそも接客とは何でしょう？文字通り、‘お客様と接すること’なのですが、その中には‘心’があります。裏表なく、見返りを求めず、相手を受け入れる気持ち（＝おもてなし）。その心を持って（＝接遇）お客様と接する。これが‘接客’です。
日本人の接客は世界一と高い評価を受けています。外国人からみた日本人の接客には、‘過酷な労働の中、笑顔を絶やさず明るい対応が素晴らしい。’‘どの客に対しても親切で平等に扱ってくれる。’‘いらっしゃいませ、ありがとうございました。と常に挨拶を怠らない。’といった声が多く聞かれています。まさに、もてなす心をもって対応しているといえます。謙虚に受け止める日本人ですが、このように高く評価されていることを誇らしく思い、自信をもちたいものです。そして、日本の文化として捉え、この心を大切に受け継いでいきたいですよね。
ところで、接客の対象はお客様だけでしょうか？ミスなくかつスムーズにお客様に対応できるよう、同僚や上司、提携している他者とのやり取りなど、自分を取り囲むすべての人が対象ともいえます。これを意識し自分を取り巻くすべての人に対し、おもてなしの心を持って接する、これも接客の一つと捉えることで結局はお客様に反映されるといえるのでしょう。

接客のポイント

「態度」「振る舞い」

たとえば、あなたがお店に行ったとき、店員さんにどのような対応されたら‘感じがいいな…’と思いますか？よく好感がもてると挙げられるディズニーランドを思い浮かべてみましょう。キャストはみな元気で、笑顔を絶やさず、気配りができ、きちんとした言葉遣いができていますよね。これらはすべて‘お客様に楽しんでほしい’そのために何ができるか、という心を持っています。お客様の立場になって、どう行動すれば良いかを考え、それを表現しています。その心から、明るい挨拶、爽やかな笑顔、優しい気配りが自然と生まれ表現されているのです。

「身だしなみ」

　身だしなみも相手に大きな印象を与えます。ボサボサの髪の毛、ヨレヨレの服装、伸びた爪…。または、派手な化粧や髪型。このような店員さんに対応されたらどうでしょう？あまり好印象はもてないですよね。上品で爽やかな様子は、好感度がアップします。接客は人と接することです。相手に不快な思いをさせないことは、とても大切なことです。
　

「言葉遣い」

これまでの、「態度」「振る舞い」「身だしなみ」は、意識すればだれでも容易に変えることができます。しかし、言葉遣いについてはどうでしょう？いくら気持ちがあっても、すぐに正しい敬語が使えますか？適切なスピードで話せますか？口調はどうですか？
敬語には、‘尊敬語’‘謙譲語’‘丁寧語’の３種類があります。そして、聞き手と話し手の上位関係などから、それらを使い分けていく必要があります。学生時代に学んではいるものの、普段から意識して慣れていないとスムーズに使いこなすのは少し難しいですよね。話すスピードや口調もよく意識しないと変えることはできません。普段から適度なスピードと明るい口調を心掛けることで、相手も聞き取りやすく心地よささえも感じることができます。
言葉遣いや話し方で相手の印象や好感度は大きく変化します。敬語の重要性を理解し、基本を知って、場面に合わせた敬語を意識して学び使っていくことはとても大切だといえます。身についた語力は、人間力の向上にもつながります。積極的に使って、身に付けていきましょう。学び得ることは、どんなことでも必ず自分のためとなり、人として成長することができます。

さいごに

よい接客を身につけることは、相手に心地よさを与えるだけではありません。円滑な対人コミュニケーションを図れることで、心が豊かとなり、自分自身も気持ちよく、そして楽しく人と接することができます。それにより、自信を持つことができ、仕事へのモチベーションもアップします。より良い人間関係を築き、楽しくポジティブに仕事をして生活していけたら、人生がとても明るくなりますよね！ぜひ、接客を意識して、自分の人生をも輝かせていきましょう！

【お客様にしっかりお話を聞いてもらう方法】

あなたがお客様の立場にいたとして
店員さんのお話が、だらだらと続くと終わりはどこなんだろうと、集中して聞けなかったことはありませんか？

そういった話し方にならない為には≪具体的な数字≫を伝える事で、お客様は聞く準備を整えてくれます。
(例)「こちらの商品は３つポイントがございまして、一つ目は〜」
この記事のタイトルも同様の手法を使って、少しでも興味を持って頂けるように致しました。
基本的に1つの商品に3つ程良い所と悪い所を常日ごろ考えておくと、喋りやすくなります。

しかしずっと「こちらの商品は３つポイントがございまして、一つ目は〜」なんて話していたら
お客様も飽きてしまいますし、バリエーションが少ないと思われますよね。
なので始めに≪結果や〆台詞≫を最初に伝える事で、興味を持ってもらいます。
(例)「結論から言うと、○○です」
有効的な話し方のテンプレートをいくつか持っていると、とても便利です。